Bütçe Yönetimi Nedir?

İşletmelerde Bütçe Yönetimi

Bir işletmede sistematik olarak çıkarılması gereken bütçe, tabiri caiz ise fırtınalı denizlere benzeyen piyasadaki geminin dümeninin doğru yere çevrilmesini sağlar. Bu aracın verimli olarak kullanılması için yapılan planlamaya da bütçe yönetimi denir. Eğer bir firma hedeflerine ulaşmak istiyorsa doğru bir stratejiye sahip olması gerekir. Aksi takdirde gelecek ile ilgili politika ve stratejilerde büyük sapmalar yaşanır.

İyi bir bütçe yönetimi, parasal anlamda işletmenin dengeli olması demektir. Aksi takdirde giderler artarken beraberinde firmaya zarar ettirir. Bunun yanında bütçe yönetiminin doğru yapılması geliri artırmanın yollarını gösterir. Hedeflere ulaşılması adına ihtiyaç olan kaynakların belirlenmesini ve seçilmesini sağlar. Böylelikle eldekilerin en verimli şekilde kullanımı için öngörüler sunar.

Bütçe Yönetimi Nasıl Yapılır?

İşletmelerin yaşam döngüleri temel olarak planlama, organizasyon ve denetim olarak işler. Bütçe, planlama yapmak için gereken bir mali araç olup iyi işleyen bir muhasebe sistemi ile çıkartılır. Bu aracın hedeflenen amacına ulaşması ise ancak doğru bütçe yönetimi ve firma içindeki koordinasyon ile sağlanır. Kısa süreli planları içeren bütçeler, tüm birimlerin yer aldığı toplantılarda rutin olarak gözden geçirilmeli ve çıkan sonuçlar detaylı olarak analiz edilmelidir. Bütçe yönetimi yapılırken temel adımlar şu şekilde sıralanabilir:

• Öncelikle bütçe yönetiminin amacının çok iyi anlaşılması gerekir.
• Firmanın yapısına göre en uygun teknik seçilmelidir.
• Bütçe süreci tanımlanmalıdır.
• Bütçelemedeki iş akışları oluşturulmalıdır.
• Bütçelemenin uygulanma süresi ve faaliyet alanı belirlenmelidir.
• Bir yatırım veya organizasyon planı çıkartılmalıdır.
• Bütçenin başlangıç ve bitiş süresi belirlenmelidir.
• Bütçenin dağıtılacağı kanallar tespit edilip planlama yapılmalıdır.

Doğru bir bütçe yönetimi ancak muhasebe sisteminin uzman bir kişi tarafından yönetilmesi ile yapılabilmektedir. Yukarıda belirtiğimiz adımlarla bir bütçenin yönetilmesi hedeflenen sonucun elde edilmesini sağlar. Bunun yanında şayet doğru yürütülmezse faydadan çok firmaya zarar verir.

Bütçe Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Bir yönetim sanatı olan bütçe yönetimi işletme yöneticilerinin amaç, hedef ve stratejilerini netleştirmesini sağlar. Genellikle firmalarda yıllık olarak çıkarılan bütçeler bazı durumlara göre proje, yeni yatırım veya bir birim için yapılabilmektedir. Bütçeler gelir gider kalemlerinin dengeli gidip gitmediğinin takibinin yapılmasını sağlarken tek amacı bu değildir. Sağladığı faydalar şu şekilde sıralanabilmektedir:

• Üst yönetimin karar süreçlerini kolaylaştırır.
• İşletmelerin günlük işlem süreçlerinden bir nebze uzaklaşarak işletmenin durumuna geniş bir açıdan bakılmasını sağlar.
• Geleceğe dönük planlanan yatırımlarda çok yönlü düşünme şansı verir.
• İşletmenin iç denetim süreçlerine yarar sağlar.
• Bir işletmenin tüm birimlerinin ortak bir hedef çerçevesinde işlemesini sağlar.
• Bütün faaliyetlerin etkin bir şekilde denetlenmesini sağlar.
• Mevcut kaynakların verimli kullanılmasını sağlar. Bu süreçte yeni kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesine yardımcı olur.
• Çalışanların motivasyon ve performanslarını artırır.
• İşletme yöneticilerinin iktisadi davranmasına katkı sağlar.
• Fire ve israfın önüne geçer.

Bu yönetimin her işletmenin yapısına uygun bir teknikle yapılması gerekir. Dolayısıyla kontrol, kendine has teknik ve prensiplerle uygulanır. Bunun yanında çıkarılan bütçede rapor ve değerlendirmelerin yapılabilmesi, yapılan öngörülerin bilimsel veri ve açıklamaları destekleyecek nitelikte olması gerekir. Ayrıca yapılan bütçe yönetimine işletmenin bütün birimleri ayrı ayrı dahil edilebilmelidir.

Kaç Çeşit İşletme Bütçesi Vardır?

Şirketlerin geleceğe dair emin adımlar atmasında etkin bir araç olan bütçeleme; birimlere, işletmenin faaliyetlerine, giderlere ve gelirlere göre farklı şekillerde çıkartılır. Bütçenin kapsadığı dönem hangi amaçla bir bütçe çıkarıldığına göre değişebilirken, genelde 1 yıllıktır. Çünkü bu şekilde gerçeğe en yakın öngörüler yapılabilmektedir. Mesela 5 yıllık bir bütçe çıkartılması sapma oranını yükseltirken yanılgıya neden olur.

Bütçe tipleri genel itibariyle sıfıra dayalı, değer önerili, faaliyete dayalı ve artırımlı olarak da kategorize edilmektedir. Ancak daha detaylı bir çeşitlendirme yapılması gerekirse:

• Kapsama göre çıkartılan bölüm ve genel bütçeler,
• Başlangıç rakamlarına göre çıkartılan sıfır tabanlı ve geleneksel bütçeler,
• Teknik yapıya göre çıkartılan esnek ve durağan bütçeler,
• Finansal etkinliklere yönelik çıkartılan yarım, nakit ve finansman bütçeler,
• Üretim çalışmalarına yönelik çıkartılan işçilik, genel üretim ve hammadde bütçeleri,
• Pazarlama çalışmalarına yönelik satış giderleri veya satış bütçeleri,
• Hedeflere yönelik çıkartılan program ve faaliyet bütçeleri,
• Durum değerlendirmesine yönelik çıkartılan dönemsel veya proje bütçeleri,
• Konularına göre gelir ve gider bütçeleri şeklinde sıralayabiliriz.  

Yukarıda gördüğünüz gibi birçok bütçe çeşidi vardır. Ancak bunlar sektör, yurtdışı faaliyetleri vb. gibi pek çok kritere bağlı olarak daha da çeşitlendirilebilmektedir. Mesela herhangi bir fuar organizasyonuna katılmayı planlayan bir firma, fuar bütçesi olarak yeni bir planlama oluşturur. Bununla birlikte pazar departmanını yeni bir ülkeye gönderme hazırlığı yapan bir firma, o ülkeyle ilgili sıfırdan bir bütçe oluşturabilmektedir.

İşletme bütçe yönetimi her şirketin titizlikle üzerinde durması gereken bir konudur. Etkin olarak kullanılabilmesi için şirket dinamiklerine uygun tekniklerin seçilmesi şarttır. Bunun yanında yenilikçi çözümlere yer vermeleri de tartışılmaz bir gerçektir. Ancak bu sayede detaylı, doğru ve hızlı bir planlama için gereken verileri sağlar. Özetle; bütçe yönetimi genel manada bir firmayı sürdürebilir kılmak için olmazsa olmaz bir araçtır. Dolayısıyla teknolojik çözümlerle de harmanlanması ve tüm detaylarına vakıf olunması şarttır.

BudgetLab Bütçe ve Raporlama Yazılımı ile bütçelerini dakikalar içinde oluşturabilir, raporlarınızı anlık olarak ilgili tüm yöneticilerle online olarak paylaşabilirsiniz.